Konseptler
Süreçler (Processes)
Süreçler; eylemlerin, verilerin, katılımcıların ve iş akışının iyi bir şekilde tanımlanmış dizileridir. Bir süreç, “Yeni İşe Alınanlar”, “Satın Alma Siparişi” veya “Ürün İadesi” gibi prosedürler olabilir. Süreçler, üç ana unsurdan oluşurlar. İlk olarak, süreçler, veri unsurları içerirler ve bunlar sürecin uygulanması ve tamamlanması için gereken bilgilerdir. İkinci olarak, bir sürecin yerine getirilebilmesi ve tamamlanması için gereken kullanıcıları ve rolleri tanımlarlar. Üçüncü olarak ise, eylemler, bir süreç içerisinde gerçekten ne olduğunu tanımlar.
Süreçler, Web Arayüzünden elle başlatılabilir, tanımlanan bir program dâhilinde tekrarlatılabilir, bir e-posta alındıktan sonra başlatılabilir veya şirketin dışarıdan bir web sunucusu yoluyla başlatılabilir.
Veri Unsurları (Data Elements)
Veri unsurları; bir adres, telefon numarası, satın alma maliyeti, ofis numarası, değerleme miktarı vb. gibi bilgiler olabilir. Veri unsurları; metinler, sayılar, tarihler, belgeler ve kayıt defterlerinden oluşur.
Süreç verileri, web arayüzü vasıtasıyla “görev” eylemlerini kullanarak süreç katılımcıları tarafından sağlanır.
Katılımcılar
Bir süreç, o sürecin içerisindeki farklı görevlerden hangi kullanıcıların ve rollerin sorumlu olduğunu tanımlar. Bir sürecin çeşitli yönleri için belirli bir kişi veya bir rolü üstlenen bir grup görevlendirilebilir.
Roller
Roller, bir ya da daha fazla kişiden ve/veya bir ya da daha fazla gruptan veya başka rollerden oluşur. Bir rol, “Müşteri Hizmetleri” personeli, yöneticiler, güvenlik koordinatörleri, saatli çalışanlar, müşteri desteği veya diğerlerini içerebilir.
Görevler (Tasks)
Görevler, tamamlanabilmek için kullanıcının elle müdahale etmesini gerektiren eylemlerdir. Görevler, Web Arayüzündeki Görev Listesinde gösterilir. Her bir görev, kullanıcının verilerini görmesine ve/veya güncellemesine olanak sağlar, aynı zamanda Görev Detay sayfasından yerleştirmesi yapılabilir. Görevlere öncelik ve son tarih verilebilir ve yöneticiler tarafından yeniden görevlendirme yapılabilir.
Görevlendirme
Görevler, bir bireye veya bir grup kişiye verilebilir. Bir kullanıcının bir görev üzerinde çalışmasına karar verildikten sonra, o görev tamamlanana, yeniden başka birine devredilene veya asıl gruba iade edilene kadar o kullanıcıya aittir.
Görevler, bir kişi tarafından sahiplendirilene kadar genellikle grubun herhangi bir üyesi için açıktır. Grup Görevleri, her bir grup üyesinin verilen bir görevi tamamlaması gerekecek durumlara uygun şekilde dağıtılabilir. Bu, zaman çizelgeleri ve durum raporları gibi maddeler için kullanışlıdır.
Çalışma Takvimleri
Tekrarlanan süreçler ve görevlerin son tarihleri, “Çalışma Takvimleri” olarak bilinen bir kavram yoluyla hesaplanır. Her bir gün için, standart şirket çalışma saatlerinin yanı sıra, iş günü ve iş günü olmayan günler olarak tanımlanan günlerle, bir ana şirket takvimi tanımlanır. Departmanlar ve diğer gruplar, takvimde uygun olan şekilde şirket takvimindeki günlerin herhangi birine veya hepsine üst üste giriş yapabilirler. Ardından, E-Flow Sunucusu bu bilgileri en uygun tarihleri hesaplamak için kullanacaktır.
Diğer Eylemler
Bir işyeri süreçlerinin otomasyona çevrilmesine yardımcı olmak üzere, süreçler, görevlerin yanı sıra başka eylemlerden de oluşabilir. Bu eylemlerin bazıları, süreç verilerine bağlı olarak kollara ayırmayı, veri tabanlarının güncellenmesini, e-posta bildirimleri gönderilmesini, verilerin hesaplanmasını, eylemlerin anında çalışmasına olanak tanınmasını ve belli bir süre beklemeyi de içerir.
Bir şirketin mevcut verilerine ve sistemlerine bir ara birimle bağlanmak üzere, müşteri ihtiyaçlarına göre başka eylemler de geliştirilebilir.